5-S-Methode: Ordnung ist das halbe Leben

Wusstest du, dass etwa 27 Prozent der Arbeitszeit jeden Tag verschwendet werden, weil der Arbeitsplatz unorganisiert ist und Prozesse eher suboptimal abgestimmt sind? Das ist fast ein Drittel des Arbeitstages! Auf dieses Ergebnis kam eine Studie des Fraunhofer-Instituts. Doch es gibt eine Methode, mit der du dir diese Zeitverschwendung sparen kannst. Sie kommt aus Japan und nennt sich die 5-S-Methode. Sie wurde entwickelt, als ein japanisches Unternehmen nach dem Zweiten Weltkrieg gezwungen war, mit nur wenigen Ressourcen zu arbeiten und sparte so Material und Zeit, wodurch gleichzeitig die Arbeitsprozesse optimiert wurden. Warum du dir die Redewendung also zum Motto sowohl im Arbeitsleben als auch im privaten Bereich machen solltest, verraten wir dir hier…

So sparst du Zeit und Nerven
„Wo ist denn jetzt der Schraubenschlüssel hin?“ „Ich hatte da doch noch einen wichtigen Zettel mit der Nummer des Kunden, wo ist er nur?“ Kommt dir das bekannt vor? Ständig verschwindet irgendwas und dann geht die Sucherei los. Wertvolle Minuten und manchmal auch Stunden gehen flöten, weil der Arbeitsplatz nicht gut organisiert ist – abgesehen von den Nerven, die dabei strapaziert werden. Mit der 5-S-Methode kann nicht nur dieser Stress reduziert werden, sondern zudem Arbeitsunfällen vorgebeugt werden. Außerdem werden Produktivität und Qualität immens gesteigert. Doch was bedeutet die 5-S-Methode? Sie besteht aus fünf Vorgängen, die wir dir im Folgenden erläutern:

1. Schritt: Sortieren

Teile deinen Arbeitsplatz in drei Bereiche ein. Alles was du ständig brauchst kommt in greifbare Nähe, etwa Werkzeuge, Büromaterial etc. Die Dinge, die du hin und wieder benötigst, ordnest du woanders hin und die unwichtigen Dinge, räumst du komplett außer Sicht- und Reichweite. Das wichtigste ist, alles, was überflüssig ist, wegzuräumen.

2. Schritt: System schaffen
Nachdem du Schritt eins erledigt hast, überlegst du dir nun, wie du deine wichtigen Sachen optimal anordnest. Nutze Schubladen, nimm eine vorteilhafte Einteilung vor und beschrifte Fächer entsprechend. Wenn du einmal ein System geschaffen hast, dann wird es dir leichter fallen, deine Arbeitsmaterialien zu finden.

3. Schritt: Sauberkeit halten
Jedes Mal wenn du deinen Arbeitsplatz verlässt, solltest du ihn aufräumen und sauber machen. Wenn du zur Mittagspause gehst, dann räume ihn auf, so dass wieder Ordnung herrscht. Wenn du Feierabend machst, dann reinige deinen Arbeitsplatz. So kommst du am nächsten Tag auf Arbeit und findest kein Chaos vor, sondern wirst von einem schönen geordneten Arbeitsplatz begrüßt, der einladend wirkt.

4. Schritt: Standardisieren
Was du inzwischen geschaffen hast, soll von dir konsequent eingehalten werden. Nicht nur von dir selbst, sondern auch von jedem, der vorübergehend an deinem Arbeitsplatz ist, etwa eine Urlaubsvertretung usw.

5. Schritt: Selbstdisziplin
Jetzt liegt es an dir, dein System durchzuziehen. Lass es in Fleisch und Blut übergehen und automatisiere die vorangegangenen Schritte. Lass es niemals wieder einreißen! So wirst du jeden Tag viel mehr von deinem Arbeitstag haben und dein Gemüt wird entspannter.